Studiebureau Xenadvies: onderweg naar 100% digitaal!

We herinneren ons allemaal de archiefkasten, kaften en mapjes, pen en papier, zelfs nog een fax misschien? Oh ja, en postzegels en enveloppen! Of weet je nog, die extreme postzendingen om postinterventiedossiers en origineel gehandtekende EPB-aangifteformulieren aan de klant te bezorgen?

Wel, dat tijdperk hebben we toch achter de rug. De digitale revolutie is al een tijdje aangevat. Waar het nog niet helemaal digitaal verloopt, is het nu tijdens de semi-lockdown-periode het ideale moment om daar even werk van te maken. Geef toe, er staat minder deadline-spanning op onze bogen. Daar mogen we gretig gebruik van maken!

Hier lees je hoe studiebureau Xenadvies zich digitaal georganiseerd heeft. Zij zijn intussen 13 jaren actief als EPB-verslaggevers en sinds 5 jaren ook als veiligheidscoördinatoren, ventilatieverslaggevers en luchtdichtheidsmeters.

 

Interne organisatie van het bureau
Om het kantoor intern georganiseerd te krijgen, gebruikt Xenadvies voornamelijk Microsoft Sharepoint voor het overzicht van de projecten en planning van de medewerkers: een systeem op maat gemaakt.
Microsoft Teams wordt ingezet als video-calls-tool voor de tweewekelijkse vergaderingen tussen de verschillende kantoorhouders. Offertes en contracten worden vaak in Word opgemaakt. Hier is al wel een overgang naar een geautomatiseerde digitale opmaak.

De verkoop- en aankoopfacturen worden opgemaakt en opgeladen in het platform van de boekhouder zelf.

 

Digitale tools voor de studies en diensten
Voor de opmaak van EPB-berekeningen, het genereren van de officiële documenten en EPC-attesten gebruikt Xenadvies dezelfde tools als iedereen: de verplichte software die door de Vlaamse Overheid wordt aangeboden.

Opmetingen gebeuren in Google Sketchup, verslagen worden uitgeschreven in Word op basis van een template. De opmaak van het ventilatievoorontwerp en -prestatieverslag gebeurt in Excel, Word,… alsook het luchtdichtheidsrapport. Daarna worden ze opgeladen in BuildEye om te overhandigen aan de klant.

De veiligheidscoördinator van Xenadvies gebruikt Safetysnapper voor de opmaak van de veiligheidsverslagen. Met SafetySnapper kan je zelf checklijsten beheren, en dan via de app op de werf die checklijsten controleren, foto’s met schetsen toevoegen, opmerkingen noteren en meer. Na het werfbezoek staat het verslag klaar en kan het desgewenst nog via de PC afgewerkt worden alvorens het te verzenden.

Het gebruik van SafetySnapper brengt een enorme tijdsbesparing met zich mee: waar Xenadvies vroeger na een dag werfbezoeken opnieuw een dag nodig had om de verslagen uit te schrijven, staan de verslagen nu ‘s avonds automatisch klaar (met bovendien een professionele layout). Hierdoor winnen ze vele uren tijd per week. Tijd die anders verloren gaat aan het overzetten van foto’s, worstelen met de layout in Word, punten overschrijven in Word, foto’s invoegen in Word, contactentabellen beheren, enzovoort.

 

Communicatie met klanten en contacten

Voor de communicatie rond haar dienstverleningen heeft Xenadvies destijds EPBonline.be ontwikkeld. EPB-verslaggevers gebruiken dit platform om de klant een duidelijk overzicht te geven van al wat nodig is om de startverklaring en aangifte op te maken. Veiligheidscoördinatoren gebruiken het platform om werfverslagen te verdelen en gegevens op te vragen, alsook ventilatieverslaggevers en luchtdichtheidsmeters.

Aangezien de (stavings-)stukken en de communicatie zodanig overzichtelijk bij de dienstverleners terechtkomen, verloopt hun project dubbel zo efficiënt!

EPBonline wordt geïntegreerd in BuildEye, een planningstool die transparant communiceert met vakspecialisten en bouwheren. Het zal voor bouwbedrijven (zoals bvb. Dewaele houtskeletbouw en Verelst woningbouw die vandaag BuildEye al gebruiken), heel eenvoudig worden om er binnenkort EPB, VC of dergelijke bij te bestellen. Gegevens communiceren vanuit de verschillende modules met elkaar waardoor het zeer laagdrempelig in gebruik wordt. Als een EPB-studie al uitgevoerd is, zijn er al veel gegevens voor de ventilatieverslaggever gekend, toch?

 

Wil u meer weten over Xenadvies, Safetysnapper, EPBonline of BuildEye? Let ’s meet!
annemie@build-eye.com – 0474/67.77.02
support@safetysnapper.com