Je planning maken in Excel, is dat nu wel zo handig?

De meeste bedrijven beheren projecten op de een of andere manier. In de bouwsector is de planning cruciaal en is het naast het leveren van vakwerk de kern van het bedrijf.

Als je op grote schaal verantwoordelijk bent voor projectbeheer: een projectmanagementteam samenstellen, projecten groeperen, gestructureerde werkstromen opbouwen, taken toewijzen, Gantt-grafieken tekenen, dan is jouw rol grotendeels gericht op (resource)planning.

Je kunt alles en iedereen overzien en bepalen wie, wat, wanneer, waar betrokken is in je projecten. Als er eenmaal een planning is gemaakt, moet deze flexibel zijn en op een voortschrijdende basis worden geoptimaliseerd, waarbij het gebruik van mensen en middelen kan worden aangepast om ervoor te zorgen dat je op de slimste manier werkt.

Ondanks deze sterke focus op planning investeren veel bedrijven niet in gespecialiseerde hulpmiddelen, maar gebruiken ze in plaats daarvan iets dat niet effectief is en hun werk vaak moeilijker maakt. Meestal ploetert men voort en worden Excel-spreadsheets ingezet voor de planning. De meeste mensen die spreadsheets gebruiken in hun dagelijkse werk hebben een haat-liefde relatie met hen. Hoewel ze handig zijn voor veel taken in het dagelijkse bedrijfsbeheer, schieten ze om vele redenen tekort in het plannen van projecten.

Hoewel spreadsheets je de mogelijkheid bieden om alle onderaannemers en hun taken die ze uitvoeren en nog veel meer te vermelden, is dit niet de slimste manier om je bronnen bij te houden en ervoor te zorgen dat je een strak overzicht verkrijgt.

Het belangrijkste gevaar en tevens tekort met betrekking tot het werken in Excel is het falen ervan als een transparante, flexibele samenwerkingstool. Spreadsheets per e-mail delen en andere partijen uitnodigen om elementen in te voeren, kan het moeilijk maken om de nieuwste versie bij te houden. Het vereist ook grote zorgvuldigheid om wijzigingen in het plan te volgen en onjuiste formules en overschreven gegevens te vinden. Er zijn veel mogelijkheden voor menselijke fouten.

Wij benoemen er enkele:

1. Functionaliteit

Met spreadsheets kost het veel tijd om fysiek instellingen te maken, gegevens te repliceren en de tijd van het gebruik van mensen en middelen te bepalen. Wanneer plannen worden gewijzigd, zijn er meerdere stappen nodig om nieuwe cellen hiervoor aan te maken.

2. Teamwerk & transparantie

Het is moeilijk om vermeldingen van meerdere personen in dezelfde spreadsheet te synchroniseren. Na het afdrukken of mailen (verspreiden), weet iedereen niet meer wie welke wijzigingen aanbrengt. Dit zorgt voor extra werk om onverenigbare revisies uit te zoeken.

3. Toegankelijkheid

Om toegang te krijgen tot een spreadsheet, moet je eerst de programmasoftware op een computer geïnstalleerd hebben. Als dat het geval is, zijn er nog andere problemen, zoals onhandige opties voor delen via e-mail of USB-overdracht. Als je vervolgens via de smartphone toegang wilt krijgen tot ‘het plan’, zul je merken dat het scherm klein is om te bekijken en te bewerken.

4. Koppeling communicatie en documenten

Afhankelijk van de software kunnen de meeste spreadsheets naar meerdere indelingen worden geëxporteerd. Echter kun je er niet ‘per taak’ of ‘per onderaannemer’ mee communiceren en ook de per taak specifieke documenten zijn er niet aan te koppelen.

Uiteindelijk is planning voor bouwprojecten het meest effectief wanneer je een tool gebruikt die specifiek voor de taak is ontworpen. Geen combinatie van al te ingewikkelde projectmanagementprogramma’s, spreadsheets, whiteboards en post-it-notities zal even goede resultaten opleveren in termen van het optimaliseren van resources en het halen van deadlines en budgetten. Wanneer je echter je zinnen zet op het kopen van speciaal gebouwde resourceplanningssoftware, kan het ontmoedigend zijn hoeveel honderden opties er zijn. Daarvan is MS Project een goed voorbeeld. Prachtig wat er allemaal mee mogelijk is maar vaak verzuipt men in de functionaliteiten en is het een stap te ver vanwege de complexiteit. Daarnaast ontbreekt hierbij nog altijd een geautomatiseerde communicatie met alle betrokkenen.

Planningssoftware als BuildEye is verre van complex en juist intuïtief opgezet. Het geeft de mogelijkheid te allen tijde het beste gebruik van iedereen en alles te kiezen. Een aantal van de functies die onze klanten beschouwen als ‘geen hersenkrakers’ zijn: real-time updates, drag-and-drop-planning, gegevensvisualisatie en -rapportage, aangepaste weergaven en kleurenschema’s, mijlpalen, bijhouden van beschikbaarheden en de geïntegreerde communicatie die volgt na het doen van mutaties of het naderen van start- en einddata.

Helaas gaat het nog te vaak mis in de uitvoering van projecten – en slechte planning is hiervan vaak de kern. Slechte communicatie en teamwerk zijn enkele van de redenen waarom plannen hun doelen niet bereiken. Om het oneindig uitlopen van projecten te voorkomen, moet je naar de oorzaak van al deze problemen kijken. In sommige gevallen komt het misschien neer op het gebruik van de verkeerde hulpmiddelen voor de planning, wat een kostbaar domino-effect heeft veroorzaakt.